Prezipraktikák őszre és bármely más évszakra :-)
2019-09-11

Időrabló e-mailezés – ezekkel a tippekkel egy csomó időt nyerhetsz!

Nagyon valószínű, hogy azt gondolod magadban, hogy ebben a témában nem sok újat tudnak neked mutatni. Végtére is ki ne tudna e-mailezni, sajnos, muszáj, ezért aztán nagyon időt spórolni sem lehet közben, kivéve, ha nem válaszolsz… Pedig ha túl sok időt töltesz a válaszadással és a levelek elolvasásával, akkor valamit rosszul csinálsz. Mutatjuk, hogy lehetne jobban!

A legegyszerűbb módja annak, hogy időt nyerj, ha eléred, hogy kevesebb leveled érkezzen, azaz értelemszerűen kevesebbre is kell válaszolnod és nyilván az olvasgatással töltött idő is csökken. Ennek módja pedig, hogy megfontolod, kinek kell tényleg elküldened a levelet, hányan vannak, mondjuk egy sima szerda reggeli leveleden. Minél kevesebben, annál kevesebben érzik majd szükségét, hogy válaszoljanak vagy esetleg valamilyen feladatot is adjanak. Aztán itt van mindjárt az is, hogyan írod meg a leveleket és az mennyi időt emészt fel.

Hetente egy óra; udvarias offline köszönés

Még régen, az offline időket követően szokás volt minden egyes levélváltásban a megszokott „Kedves József, Marika, Erika” köszönés minden egyes levél elején. De ma egy munkahelyen az e-mailváltás gyakran inkább egy jegyzetnek, emlékeztetőnek felel meg, nem egy szerelmes levélnek, hosszas udvariaskodással és hajbókolással. Ha tehát a levélfolyam elején egy „sziával” már köszöntél, a következő levélnél, válasznál, közbeszólásnál már nem kell egyáltalán köszöngetni, mert egy szia begépelése csak két másodperc, de egy nap harmincé már majd’egy kávészünet.

A lényeg és a tisztelet kart karban öltve jár

Az e-mailben az udvariasság egy kicsit mást jelent. Elsősorban arról, hogy a másik idejét tiszteletben tartod. A túl hosszú vagy részletes levél sem a feladónak, sem a címzettnek nem kedvez. Ha valakit levélben szólítasz meg, nem kell minden egyes levélben a gyerekei, a nyaralása és az egészsége iránt érdeklődnöd. Ugyanakkor érezni kell azt is, hol húzódik a határ és honnantól lesz a túl rövid, már udvariatlan és nyers. Ha valaki ilyen e-mailt küld, akkor gyanús, hogy hatalmi játszmáról van szó, hiszen az illető azt érezteti, ő megteheti, hogy annyit lök oda egy megbeszélés kapcsán; „Jössz?” vagy azt akarja megmutatni, hogy ő annyira elfoglalt és fontos, hogy még egy köszönés sem fér bele. Szóval mérlegelj mindig, mert lehet az is, hogy néha igenis bele kell férnie a „köszönöm” helyett a „köszönöm a segítségedet”-nek is. Ráadásul e-mailben olyan jól lehet ma már használni az emojikat, így egy egész tárháza áll a rendelkezésedre a lehetőségeknek, hogy kifejezd, pontosan mit érzel, gondolsz, anélkül, hogy szavak leírására fordítanád az időd.

Könnyes búcsú

Mások leveleit olvasva, sokszor az az érzése az embernek, hogy fogalmuk sincs, hogyan is kéne elköszönni egy e-mail végén. Gyakran olvasni, hogy a beköszönő „szia” után elköszönéskor is ezt írják. Esetlen a végeredmény és olyan, mintha egy szóbeli fordulatot akarna írásban is alkalmazni valaki, hiszen élőben ez a köszönés magyarul mindkét helyzetben megállja a helyét. De nem e-mailben. Sokan használják az „üdv” kifejezést, ami egy kollegiális viszonyban túl formális, formálishoz pedig az „üdvözlettel” a megfelelő. A lehető legjobb megoldás, ha levélben kérsz valakit valamire az „előre is köszönöm” fordulat, hiszen egyszerre udvarias és kifejezi a búcsú szándékát is. Ráadásul kicsit cseles is, hiszen egy előzetes köszönöm máris rávette az illetőt, hogy valamiképp segítsen, hiszen a másik fél már egy köszönömmel beljebb van és feltételezte az akció megvalósulását. Innentől már csak egyetlen szó hiányzik, a neved. Megint egy buktató, amin sokan elhasalnak. Hivatalos levélben egyértelmű a teljes név, a munkahelyen viszont nem kell minden egyes levél végére a doktori fokozat és az esetleges más titulusok. Ugyanakkor mindig fura, amikor valaki a becenevét mindenáron a kollégákra akarja erőltetni és bár még csak egy hete dolgoztok együtt, neked már Titinek, Sziszinek vagy Cerkának kell szólítanod egy majdnem idegen férfit vagy nőt. Szóval a lehető legjobb megoldás, ha egyszerűen a keresztneveddel búcsúzol.

A CC szabály

A levél kész, megszólítás, lényegre törő szövegtörzs és végül helytálló búcsúzás. Már elégedetten megpihennél, amikor jön még egy utolsó lehetőség a bakira! de nem neked, mert te tudod, hogy egyáltalán nem mindegy, kinek is küldöd a leveled. Ahogyan ez elején már említettük, nagyon nem mindegy, kik lesznek a címzettek. A címzett sorba csak valóban az kerüljön, akinek elsődlegesen szól a levél. CC-be pedig csak azok kerüljenek, akiknek tudniuk kell a leveledről. Vagy azért, mert infóhoz jutnak általa vagy azért, mert levéded magad a leveleddel. Hogy bcc-be kit raksz, az már tényleg egy külön lapra tartozik.

PS: ja és ne feledd, a tárgy megint egy új lecke, ha meg akarod könnyíteni az életed, nem a régi levelekre válaszolgatsz, amiknek még „xmas party 2016” volt a tárgya…:-D